Top 6 wskazówek dla firm międzynarodowych w celu usprawnienia komunikacji wewnętrznej

Uszkodzenia w komunikacji wewnętrznej w większości firm często prowadzą do przerwania procesów, dysproporcji i frustracji wśród pracowników, opóźniania procesu decyzyjnego, a w końcu wpływają na wynik końcowy. Jeśli jednak komunikacja wewnętrzna staje się wyzwaniem dla firm krajowych, problem ten mnoży się w firmach międzynarodowych, które również muszą pokonać różnice w strefach czasowych, językach i kulturach.

Chociaż nie ma srebrnej kuli, która pozwoliłaby rozwiązać wszystkie problemy związane z komunikacją w każdej organizacji, poniższe 6 pomysłów pomoże Twojej firmie wejść na właściwą drogę w kierunku poprawy interakcji.

1. Ustalenie strategicznego planu komunikacji

Po przeczytaniu tego artykułu, zidentyfikuj własne luki w komunikacji, zbadaj możliwe rozwiązania, omów je z międzynarodowymi liderami biur i szefami działów oraz usiądź, aby spisać swoją międzynarodową strategię komunikacji. W zależności od potrzeb firmy, może to być tak skomplikowane, jak regularne międzynarodowe telekonferencje, różne narzędzia technologii optymalizacji komunikacji i częste wizyty we wszystkich oddziałach... lub tak proste, jak cotygodniowe memo mailowe w całej firmie. Niezależnie od tego, jaka jest twoja strategia, upewnij się, że jest ona udokumentowana, a twój zespół kierowniczy jest zgodny w jej realizacji.

2. Jednolita misja i wizja firmy

Najważniejszą ideą, którą musisz przekazać wszystkim swoim pracownikom, na każdym poziomie i w każdej branży w firmie, jest Twoja wizja i misja. Niezależnie od tego, jakie są inne błędne linie komunikacji, posiadanie jasnej misji i wizji zapewni przynajmniej to, że wszyscy będą na tej samej stronie o celu i kierunku rozwoju Twojej firmy i wszyscy będą dążyć do tego samego celu. Pobierz swoje wypowiedzi przetłumaczone na języki ojczyste dla każdego biura, włącz je do podręczników pracowniczych i dokumentów pokładowych, a następnie wyświetl je z dumą na swoich zlokalizowanych stronach internetowych.

3. Technologie komunikacyjne

W dzisiejszej epoce cyfrowej, w której technologia komunikacji jest dostępna dla wszystkich potrzeb na wszystkich poziomach, nie ma powodu, dla którego Twoja firma nie może skorzystać z takiego rozwiązania, gdy sama poczta elektroniczna nie wystarczy. W zależności od tego, gdzie dokładnie znajdują się Twoje luki komunikacyjne, Twojego budżetu, całkowitej wielkości firmy i innych czynników, technologia, która może okazać się najlepsza dla Ciebie, może być inna niż następna firma. Kiedy po raz pierwszy rozpocząłem swoją karierę, znalazłem się w małej, ale międzynarodowej firmie z biurami w Rockville, MD i w Kijowie, Ukraina. Ponieważ nasz wewnętrzny personel liczył nie więcej niż 25 osób, a wszyscy ukraińscy koledzy pracowali na czas amerykański, Skype był odpowiednim rozwiązaniem, aby dotrzeć do innych: jeden na jednego i na czacie dla wszystkich pracowników. Jednak międzynarodowe przedsiębiorstwo z wieloma różnymi działami i tysiącami pracowników na całym świecie może skorzystać z bogatego w funkcje intranetu i platform społecznościowych oraz wewnętrznych sieci społecznościowych.

4. Tłumaczenia na języki lokalne

Wszelkie komunikaty dotyczące całej firmy, czy to w formie podręcznika dla pracowników, wytycznych dotyczących marki, czy też ogłoszeń firmowych, powinny być przetłumaczone, a w stosownych przypadkach zlokalizowane, na miejscowy język i kulturę. Taka jednolitość informacji pomoże zapewnić, że każdy otrzyma i zinterpretuje informację w sposób zamierzony i najbardziej odpowiedni dla odbiorcy.

5. Imprezy na żywo i wizyty w biurze

Czasami najskuteczniejszym sposobem na przekazanie przekazu jest interakcja twarzą w twarz. Coroczne organizacyjne roadshows i wycieczki mogą pomóc pracownikom poczuć się bardziej związani z ich kierownictwem i odwrotnie, dać zespołowi kierowniczemu lepsze zrozumienie ich pracowników off-shore. Kiedy byłem w wyżej wymienionej firmie z biurami w Rockville i Kijowie, nasz Dyrektor Generalny dzielił swój czas równo pomiędzy te dwa biura, dosłownie podróżując co drugi miesiąc na Ukrainę. Nie jest to jednak rozsądne w przypadku większości firm, w których kierownictwo musi spędzać więcej czasu w siedzibie głównej, aby utrzymać fort. Niektóre firmy organizują coroczne lub dwuletnie imprezy, podczas których większość pracowników z całego świata przyjeżdża do jednej lokalizacji na wielodniowe imprezy firmowe. Zdecyduj się na najbardziej efektywny sposób spotkania z pracownikami i poświęć czas na zapoznanie się z nimi, ich indywidualnym wkładem i wiadomościami, które mogą mieć dla Ciebie.

6. Zachęcanie do dwukierunkowej komunikacji

Zamknięta pętla komunikacyjna składa się z nadawcy przekazującego wiadomość do odbiornika, który na przemian przekazuje informację zwrotną do wiadomości, stając się tym samym nadawcą. Słuchanie pracowników może mieć znaczący wpływ na efektywność operacyjną organizacji, sprawiając, że pracownicy czują się doceniani, poprawiając morale i pozyskując kreatywne, oddolne pomysły i rozwiązania problemów firmy. Jednym ze sposobów, aby to zrobić, jest stworzenie adresu e-mail dla wszystkich międzynarodowych pracowników, którzy mogą zgłaszać swoje opinie i pomysły.

Komunikacja wewnętrzna w ramach wielonarodowej korporacji może stać się skomplikowanym procesem. Jednakże, przy odrobinie planowania i wysiłku, poprawa procesu komunikacji będzie miała bezpośredni wpływ na wynik końcowy. OHT Enterprise może pomóc w realizacji wielojęzycznej strategii komunikacji wewnętrznej poprzez zapewnienie profesjonalnych tłumaczeń dokumentów pokładowych, dokumentów papierowych, wiadomości, intranetu i sieci społecznościowych, a nawet wiadomości e-mail. Skontaktuj się z nami, aby uzyskać więcej informacji, a my powiemy ci, jak możemy pomóc twojej firmie usprawnić komunikację wewnętrzną i sprawić, że wszyscy znajdą się na tej samej stronie.