Prawie cała komunikacja biznesowa w dzisiejszych czasach odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jest jednak coś szczególnego w fizycznym liście.
E-maile łatwiej wysłać, ale łatwiej je też zignorować. Napisanie listu do osoby kontaktowej w biznesie pokazuje, że dołożyłeś dodatkowych starań, aby komunikować się w sposób formalny. Oznacza to, że "traktuję swoją wiadomość bardzo poważnie i Ty też powinieneś to zrobić".
Ponieważ fizyczne listy biznesowe są używane do godnego przedstawienia sprawy, bardzo ważne jest stosowanie właściwego formatowania. W tym artykule wyjaśniono poszczególne części formatu listu biznesowego oraz przedstawiono kilka przydatnych szablonów, które można dostosować do własnych potrzeb.
Nie zapomnij zapoznać się z naszym przewodnikiem Jak nauczyć się języka angielskiego!
Prawie wszystkie listy biznesowe składają się z następujących części. Stosuj je, a na pewno nie popełnisz błędu!
Papier firmowy to kartka papieru używana do pisania listów, na której u góry wydrukowane jest logo firmy i informacje kontaktowe. Pokazuje on, że to, co jest napisane poniżej, jest oficjalnym komunikatem od pracowników firmy.
Jeśli piszesz w imieniu firmy, zapytaj jednego z kolegów, czy ma papier firmowy. Jeśli piszesz tylko jako osoba prywatna, możesz zapomnieć o tym kroku!
"Adresat" to osoba, która otrzyma Twój list. W listach biznesowych adres osoby, do której piszesz, jest zwykle umieszczany w lewym górnym rogu. lewym lewym górnym rogu strony. Nazywa się go również "adresem wewnętrznym". Układa się go w następujący sposób:
Jeśli nie znasz imienia i nazwiska odbiorcy, istnieje kilka innych możliwości zastąpienia pierwszego wypunktowania. Dobrym rozwiązaniem jest zaadresowanie listu do osoby lub osób z danym stanowiskiem lub stanowiskami, które najprawdopodobniej będą w stanie Ci pomóc. Oto przykłady:
Jeśli nie wiesz, kto będzie odpowiadał na Twój list, możesz po prostu napisać nazwę firmy. Inną dobrą opcją jest napisanie "Do kogokolwiek", co jest formalnym sposobem na określenie "kogokolwiek obchodzi ta informacja".
Nadal nie wiesz, do kogo zaadresować swój list biznesowy? Zapoznaj się z naszym przewodnik po formalnych powitaniach w listach i e-mailach aby uzyskać więcej informacji na temat powitań.
Adres zwrotny" to Twój adres lub adres, na który należy "odsyłać" wszelkie odpowiedzi. Znajduje się on bezpośrednio pod adresem odbiorcy i jest ułożony w taki sam sposób.
Dobrze jest umieścić swój adres e-mail i/lub numer telefonu w nowej linii pod adresem. Pokazuje to, że maksymalnie ułatwiasz czytelnikowi skontaktowanie się z Tobą.
Nie przejmuj się, jeśli papier firmowy i dwa adresy zajmują połowę strony. Nawet jeśli wydaje Ci się, że to strata miejsca, jest to właściwy format, a jego użycie świadczy o formalności. Robisz to poprawnie!
Bezpośrednio pod własnym adresem należy wpisać dzisiejszą datę. Ponieważ piszesz list formalny, powinieneś wpisać cały miesiąc i rok.
Pro tip: Jeśli wysyłasz list biznesowy do kogoś w USA lub Kanadzie, miesiąc należy wpisać przed dniem:
Jeśli wysyłasz list biznesowy do kogoś w Wielkiej Brytanii, Nowej Zelandii lub Australii, wpisz dzień przed miesiącem:
Ten krok jest opcjonalny. Niektórzy ludzie lubią pisać nagłówki na początku listu biznesowego, aby odnieść się do tematu. Jest on podobny do wiersza tematu w e-mailu.
Na ogół robi się to tylko w bardzo formalnych sytuacjach, gdy nie zna się osoby, do której się pisze. Jest to taktyka zapożyczona ze świata prawników.
Może Ci się to przydać:
Nagłówki powinny znajdować się na środku strony i być albo podkreślone, albo napisane pogrubioną czcionką. Dobre przykłady to:
Nagłówka należy używać tylko w bardzo formalnych sytuacjach. Jeśli nie masz pewności, czy jest on potrzebny, najlepiej go pomiń.
Pozostaw pustą linię lub dwie poniżej daty, a następnie pozdrów czytelnika.
Ogólnie rzecz biorąc, pozdrowienie powinno być zgodne z tym, co napisałeś w pierwszej linijce adresu. Jeśli znasz imię osoby, do której piszesz, prawdopodobnie będzie ono wyglądało tak:
Jeśli w adresie podano nazwę stanowiska pracy czytelnika, można napisać "Dear Sir / Madam" lub ponownie użyć nazwy stanowiska.
Jeśli używasz nazwy stanowiska, pamiętaj, aby w każdym wyrazie pisać pierwszą literę wielką literą, tak jakby to było nazwisko. Jeśli piszesz do zespołu osób lub osoby z konkretnym stanowiskiem, bardziej naturalnie brzmi słowo "do" niż "drogi".
Jeśli list został zaadresowany do firmy, czyli "Do kogokolwiek", możesz użyć któregoś z poniższych sformułowań:
Teraz dochodzimy do sedna całego listu! Najważniejszą rzeczą, o której należy pamiętać w listach biznesowych, jest to, że powinny być one krótkie i rzeczowe. Świadczy to o szacunku dla czasu odbiorcy. Wzmacnia to także sens, który chcesz przekazać.
Jeśli znasz już osobę, do której piszesz, uprzejmie jest zacząć od przyjaznego wstępu, zanim przejdziesz do rzeczy. Każdy z tych przykładów jest dobry:
Jeśli nie znasz jeszcze rozmówcy na tyle dobrze, aby powiedzieć mu coś przyjaznego, przejdź od razu do rzeczy! Pierwszy wiersz (lub drugi, jeśli użyłeś przyjaznego otwieracza) powinien bezpośrednio odnosić się do powodu, dla którego piszesz:
Wyjaśnij szczegółowo powody napisania listu, używając jasnego, formalnego języka. Możesz skorzystać z przewodnika po Angielskie terminy i zwroty biznesowe zawiera wskazówki dotyczące słownictwa. Pamiętaj, aby w każdym akapicie zawrzeć tylko jeden główny punkt i oddzielać akapity pustą linią.
Jeśli Twój list biznesowy jest naprawdę ważny, zawsze warto poprosić kogoś innego o przeczytanie go przed wysłaniem. Dlaczego nie umówić się na godzinę z jednym z naszych korepetytorów specjalizujących się w Business English aby uzyskać profesjonalną opinię za przystępną cenę?
Kiedy już wyjaśnisz, co chciałeś powiedzieć, powinieneś zakończyć list zdaniem lub dwoma zdaniami podsumowującymi. Będzie ono podsumowywało główne wnioski z listu. Często opisuje ono kolejne kroki.
Może też określać działania, które czytelnik powinien podjąć po przeczytaniu listu. W wielu przypadkach jest to wysłanie odpowiedzi. W tym celu często stosuje się następujące zdania:
W wiadomości możesz podać działania, jakie podejmiesz w tej sprawie:
Może to być po prostu podsumowanie głównego punktu listu:
Jeśli sprawa poruszona w liście nie wymaga podjęcia kolejnych kroków, można go zakończyć po prostu pozytywnym akcentem.
W nowej linii podpisz list. W przeszłości istniały ścisłe zasady dotyczące tego, jak podpisywać się pod listem, w zależności od tego, jak dobrze znało się czytelnika. Poczta elektroniczna tak bardzo zatarła granice między komunikacją formalną a nieformalną, że dziś te zasady nie mają już większego znaczenia.
Czy chcesz przestrzegać starych zasad, aby wykazać się znajomością podręcznikowego języka angielskiego? Jeśli wysyłasz list formalny w USA:
Jeśli wysyłasz list formalny w Wielkiej Brytanii:
Wolisz nowoczesne podejście? W takim razie każda z tych opcji jest w porządku:
Niezależnie od tego, jaki sposób podpisywania wybierzesz, pamiętaj o pisaniu pierwszej litery wielką literą i kończeniu przecinkiem.
Dodanie podpisu do listu nie jest konieczne, ale dodaje kolejny poziom formalności. Świadczy o tym, że list został napisany przez Ciebie: fakt, że jest on warto udowodnić, że list został napisany własnoręcznie, sugeruje, że wiadomość jest bardzo ważna.
Jeśli list został napisany na maszynie, należy zostawić miejsce na podpis. Po podpisie należy zostawić trzy lub cztery puste wiersze, a następnie wpisać swoje imię i nazwisko. Twój podpis powinien znaleźć się w pustym miejscu nad wpisanym nazwiskiem. Można również podpisać dokument cyfrowo i większość osób korzysta obecnie z tej funkcji. Wiedząc, jak podpisać dokument PDF, możesz stworzyć profesjonalnie wyglądający list biznesowy.
[subscription_form]
Każdy list biznesowy będzie inny, ale poniżej podajemy kilka przykładów tonu i stylu, do którego należy dążyć. Najpierw jednak należy przedstawić, jak taki układ powinien wyglądać w praktyce:
Do kierownika ds. zatrudnienia,
Podanie o pracę na stanowisko Sous Chef
Piszę w celu złożenia podania o pracę na stanowisko Sous Chef w oddziale Little Chef w Nottingham. Bardzo się ucieszyłem, gdy zobaczyłem ogłoszenie o tym stanowisku w bazie LinkedIn. Wydaje się ono świetnie pasować do moich umiejętności i poziomu doświadczenia.
Mam pięcioletnie doświadczenie w pracy w branży gastronomicznej na stanowiskach podobnych do tego. Ostatnio pracowałem jako Sous Chef w restauracji The Green Elephant w centrum Nottingham. Byłem odpowiedzialny za samodzielne prowadzenie kuchni podczas nieobecności szefa kuchni i zdobyłem duże doświadczenie w gotowaniu pod presją. Było to bardzo ekscytujące środowisko pracy i myślę, że byłoby to dobre przygotowanie do tej roli.
Do niniejszego listu dołączyłem swoje CV, które proszę wziąć pod uwagę. Dziękuję za czas poświęcony na przeczytanie mojej aplikacji i mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz.
Z poważaniem,
Szanowna Pani Mariela Ibarra,
Piszę do Pani, aby poinformować, że z głębokim żalem składam swoją rezygnację. Dwa lata spędzone w Rings & Things były dla mnie prawdziwą przyjemnością i jestem niezmiernie wdzięczna za mentoring, jakiego mi Pani udzieliła w tym czasie. Zgodnie z warunkami mojej umowy, która przewiduje dwumiesięczny okres wypowiedzenia, moim ostatnim dniem pracy będzie 17 września 2021 roku.
Praca z Tobą i Twoim zespołem była przyjemnością i mam nadzieję, że pozostaniemy w kontakcie.
Z poważaniem,
Szanowny Panie Profesorze Bilibin,
List rekomendacyjny: Suzy Darton, kandydatka na studia magisterskie w zakresie ilustracji
Piszę, aby bez zastrzeżeń zarekomendować Suzy Darnton na studia magisterskie w dziedzinie ilustracji na Kazańskim Uniwersytecie Państwowym. Miałam zaszczyt być osobistym opiekunem Suzy podczas studiów licencjackich w zakresie sztuk pięknych na Arizona State University of Fine Arts i dlatego blisko z nią współpracowałam przez trzy lata. Suzy była bardzo kreatywną i inteligentną studentką. Jej etyka pracy jest również wyjątkowa - stale była w pracowni po godzinach, doskonaląc swoje umiejętności ilustratorskie. Jestem przekonany, że byłaby cennym nabytkiem w każdym programie wyższej edukacji artystycznej.
Jeśli potrzebujecie Państwo ode mnie dodatkowych informacji, proszę o kontakt.
Z poważaniem,
Do wszystkich zainteresowanych,
Skupienie sprzedaży: WindowBrite&Co
Proszę wybaczyć, że piszę do Państwa bez wstępu. Jestem sprzedawcą w firmie WindowBrite&Co i zauważyłem, że siedziba Państwa firmy ma duże okna, które mogłyby skorzystać z naszej pomocy.
WindowBrite&Co jest wiodącym dostawcą usług mycia okien w Melbourne. Jesteśmy dumni z tego, że oferujemy najczystsze okna w najtańszej cenie w całym mieście. Chciałbym zaprosić Państwa do wypróbowania naszych usług po specjalnej, promocyjnej cenie. Jestem gotów zaoferować 50% zniżki na nasze usługi za jeden miesiąc mycia okien. Jesteśmy tak pewni, że zauważysz różnicę w jasności swoich okien, że oferujemy gwarancję zwrotu pieniędzy za 100% satysfakcji.
Proszę dać mi znać, jeśli są Państwo zainteresowani skorzystaniem z tej oferty. Czekam na Twoją wiadomość.
Z poważaniem,
Oferujemy korepetycje online z ponad 50 języków.Preply to jedna z wiodących platform edukacyjnych, która zapewnia lekcje 1 na 1 z certyfikowanymi korepetytorami za pośrednictwem ekskluzywnego czatu wideo.
Do Zespołu Księgowości,
Prośba o zapłatę: Powiadomienie o zaległościach
Kontaktuję się z Państwem w imieniu Paintstripper New York w sprawie następującej zaległej faktury:
Faktura nr #340 / $1,045
Zgodnie z warunkami naszej pierwotnej umowy, płatność miała nastąpić 23 lutego 2021 roku. W związku z tym jest ona obecnie opóźniona o dwa tygodnie. Do niniejszego listu załączyłem kopię faktury, do wglądu.
Jeśli są jakieś problemy uniemożliwiające zapłatę tej faktury, proszę mnie o tym poinformować. W przeciwnym razie będę wdzięczny za szybką współpracę w jak najszybszym uregulowaniu tej należności. Mam nadzieję, że uda nam się szybko rozwiązać ten problem i kontynuować współpracę.
Z góry dziękuję za współpracę.
Z poważaniem,
Choć w dzisiejszych czasach nie jest to tak powszechne jak pisanie e-maili, nauka pisania listów formalnych jest niezbędna w komunikacji biznesowej. Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, a z pewnością sformatujesz je bardzo profesjonalnie.
Jeśli Twój list jest naprawdę ważny, zawsze warto poprosić kogoś innego o przeczytanie go przed wysłaniem. Dlaczego nie umówić się na godzinę z jednym z naszych korepetytorów specjalizujących się w Business English aby uzyskać opinię eksperta?
W epoce globalizacji oraz dynamicznego rozwoju technologii, tłumaczenie treści marketingowych stało się nieodzownym elementem działalności licznych firm. Często zastanawiamy się, jak...
W dobie cyfryzacji tłumaczenie stron internetowych stało się nieodzownym elementem strategii rozwoju wielu firm. Granice geograficzne przestają mieć znaczenie, a świat staje się globalną...
Niektórzy ludzie, po wybraniu specjalizacji tłumaczeniowej, mogą marzyć o tłumaczeniu umów prawnych i instrukcji obsługi maszyn w swojej przyszłej karierze. Najprawdopodobniej jednak...
Komentarze